Prema Prilogu VI tačka 3.1.2, spisak posade i, kada je potrebno, spisak putnika sastavlja zapovjednik, agent plovila ili odgovarajuće ovlaštena ili potvrđena osoba. Podaci slijede obrasce 5 i 6 Konvencije o olakšanju međunarodnog pomorskog saobraćaja, poznate kao FAL-konvencija. Kada je potrebno, dodaju se brojevi viza ili dozvola boravka.
Spisak se u pravilu mora sastaviti i poslati najkasnije 24 sata prije dolaska u luku. Ako putovanje traje kraće od 24 sata, krajnji trenutak je polazak iz prethodne luke. Ako luka pristajanja pri polasku nije poznata ili se tokom puta promijeni, podatak se šalje čim postane dostupan.
Spisak se šalje graničnoj policiji ili, ako to predviđa nacionalno pravo, drugom nadležnom organu koji ga bez odlaganja prosljeđuje graničnoj policiji. Kod unutrašnje plovidbe zato treba zabilježiti koji je organ primio spisak i kada je poslan.